Esta semana la Dra.C. Mayra Mena Mugica, experta de la Facultad de Comunicación de la Universidad de La Habana, visitó la Universidad de Oriente y, en una fructífera reunión de trabajo abordó la importancia del proceso de gestión documental como soporte del sistema de control interno, en el cual la información queda como evidencia, pues desde cualquier área administrativa se necesita crear pruebas y gestionarlas.
La insuficiente documentación de los procesos genera pérdidas millonarias, tal como se ha demostrado en varias empresas del país a través de investigaciones realizadas por académicos de la UH. “La gestión documental es mucho más que tener archivos, pues el archivo no es lo viejo y es necesario proteger toda la información y garantizar que no sea manipulada ni destruida”, comentó Mena Mugica.
La Dra.C. Mena Mugica explicó que “no basta con mostrar los documentos, se necesita demostrar que contienen información de calidad, que ha sido registrada y gestionada correctamente durante todo su ciclo de vida y que el acceso a estos documentos ha sido controlado todo el tiempo”.
En la actualidad –explicó– es necesario la creación de capacidades en la gestión documental con el objetivo de rendir cuentas, crear y mantener información de calidad, teniendo en cuenta además la gestión de riesgo de esa información.
Ante los investigadores asistentes, en su mayoría miembros de la Vicerrectoría Primera, la Dra.C. Mena Mugica puntualizó que aunque es necesario avanzar en la creación y gestión de softwares informáticos que contribuyan a una gestión documental de calidad, es de vital importancia mantener y resguardar los archivos en papel. Explicó además que desde el año 2000 la Gestión Documental es a nivel internacional un proceso estratégico pues con mayor frecuencia e interés las instituciones demandan la creación de capacidades organizacionales para la rendición de cuentas y la transparencia de su gestión administrativa.
En la actualidad la Universidad de Oriente trabaja en la organización de su archivo central y en la capacitación de los equipos de trabajo correspondientes respecto a una eficiente gestión documental.
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