A partir de los resultados de auditorías realizadas en varias áreas de la Universidad de Oriente (UO) se ha constatado que no existe uniformidad en relación con el control del destino final de productos y servicios. Se han dispuesto, en este sentido, nuevas regulaciones, por medio de la Carta Circular no. 7 de 2015 de la rectora de la UO, Dra.C. Martha del Carmen Mesa Valenciano.
Se precisa en el documento que, en caso de autorizarse el suministro de merienda, almuerzo o cena, vinculado a actividades académicas y/o de dirección que emanen de las vicerrectorías, direcciones generales, direcciones especializadas, departamentos independientes, facultades y centros universitarios municipales, se gestionará el servicio con el director de la sede universitaria en la que radique la unidad organizativa interesada.
El cuadro de mayor jerarquía, entre los que estén coordinando la actividad, deberá precisar la cantidad de participantes previstos y, en el término de cinco días, después de recibido el servicio, entregará al dispositivo que lo tramitó un documento en el que relacione el listado de los participantes reales, para que se anexe al resto de la documentación que debe entregarse en el Grupo de Cobros y Pagos (Dirección de Economía).
El área en cuestión conservará un copia de esos documentos y el listado que, además, deberá reflejar en caso de que exista diferencia entre el personal previsto a participar y los asistentes, el destino de las raciones o productos resultantes de la diferencia entre ambos indicadores.
Asimismo, el cuadro centro que ejecute o coordine entregas de productos a trabajadores y estudiantes por concepto de atención al hombre, mejoramiento de las condiciones de trabajo, sistema de incentivos, premios, graduaciones y conmemoraciones, dejará constancia de la entrega de dichos productos a sus destinatarios. Para ello comprobará, además, que lo que se ha entregado esté en correspondencia con el concepto por el cual se otorgó.
Estas disposiciones están en consonancia con lo estipulado en las normas contenidas en la Ley No. 107 de agosto de 2009 y la Resolución 60 de marzo de 2011, de la Contraloría General de la República, sobre las reglas y obligaciones en los sistemas de control interno.
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