Las reglas que dictan el Protocolo y el Ceremonial son respetadas en todos los países. Hay principios que generalmente los identifican; pero existen variantes de un país a otro por razones de uso, costumbre o tradición, idiosincrasia, hábitos o aspectos religiosos, tipo de gobierno, etcétera. No existe, por tanto, un patrón fijo para que haya dos países en el mundo con un protocolo y ceremonial exactamente iguales. Los mismos juegan un papel preponderante en la preparación y montaje de diversos eventos, actos y ceremonias oficiales.
Ningún Manual de Protocolo es completo; siempre se escapan detalles, referencias; pero hay que respetar la esencia y la organización del evento para estructurar la ceremonia. Es preciso comprender que el Protocolo y la Etiqueta no son procesos rígidos, pero se pueden flexibilizar, pues la sociedad evoluciona. Por lo tanto se debe tener amplio conocimiento y aceptar los cambios sin caer en la permisividad, en la falta de educación, de cortesía, de buenos modales, y costumbres. Sin duda el “saber ser y el saber estar” es fundamental para desmitificar aquellos conceptos que rezan que el protocolo y la etiqueta son el arte para altos estratos sociales; vinculándolos, en ocasiones, por su capacidad financiera, estudios universitarios, incluso por el aspecto físico, cuando no es así.
Las universidades más antiguas del mundo han marcado pautas. Entre ellas la Universidad de Bolonia, Universidad de Oxford, Universidad de Harvard y la Universidad Complutense de Madrid, especialmente en la indumentaria de ceremonias de graduación; donde se determina el traje y las insignias académicas que deben llevar los graduados, compuesto por la toga larga confeccionada en pafio negro, muceta en raso de seda negro, azul oscuro, y las medallas como complemento.
Debajo de ese traje académico, los hombres podían llevar el traje de etiqueta y las mujeres un traje largo sin brillo, discreto, de color blanco, que hasta la actualidad se conserva la tradición; a pesar que el color ha cambiado ahora se usa más el color beige, acompañado de algunos accesorios sin caer en la extravagancia. Por el contrario, lo adecuado permite realzar la elegancia, la sencillez y discreción en la mujer.
Ya en el Siglo XVI, se crean normas que regulan y que se desarrollan en los actos, donde la expresión del ceremonial y protocolo en la universidad tiene importancia.
Teniendo como antecedentes los modos protocolares que se practican en la universidades del mundo y en algunas universidades de Cuba, es que surge, en la Universidad de Oriente, la necesidad de contar con un Manual de Protocolo y Ceremonial.
Al respecto, la MSc. Vivian Díaz López, Jefa del Departamento de Comunicación de la Dirección de Comunicación Institucional de la Universidad de Oriente acotó:
“En este caso la acción de diseñar y de conceptualizar el Manual de Protocolo y Ceremonial parte de dar en primer lugar, respuesta a una de las acciones plasmadas en la Estrategia de Comunicación Institucional 2017-2021, partiendo de ello desde el año 2018 se me asignó la tarea de desarrollar este proyecto que es el Manual de Protocolo y Ceremonial de la UO, todo empezó con la búsqueda del levantamiento del estado del arte, bibliografía documental sobre manuales de protocolo y ceremonial internacional, en universidades y en otros espacios del territorio nacional“.
En este tiempo Díaz López contó con la asesoría de la MSc. María del Carmen Díaz Portuondo, profesora del Departamento de Comunicación Social.
Un momento primordial en este proceso de creación del manual fue el intercambio con homólogos de la Universidad de Guantánamo, con los que se pudo intercambiar experiencias, puesto que esta entidad ya contaba con un manual de este tipo. Sirvió para guiarlos en la cuestión de la metodología, principalmente.
Al decir de la especialista, comenzó siendo un proyecto, partiendo del principio de que todo lo que tribute a una adecuada visualización y preservación de la imagen institucional, y al mismo tiempo a mantener la excelencia en cada uno de los procesos que se desarrollan en la Universidad de Oriente, es un compromiso y una premisa en el trabajo.
En el proceso de conformación del Manual, se creó un grupo de trabajo lidereado por la Vicerrectoría de Relaciones Institucionales, en su persona representado por la Dra.C. Arelis Ábalos Rodríguez, por la MSc. Vivian Díaz López como la secretaria la cual tenía que ver con la redacción y diseño del documento, e integraban además el grupo multidisciplinario: la Jefa de Departamento de Protocolo, el Departamento de Eventos, profesores del Departamento de Comunicación y trabajadores de la Dirección de Extensión Universitaria, áreas que cumplen una función de tipo organizativa de gestión y de aseguramiento a las actividades que se desarrollan en la Universidad de Oriente.
Este manual proyecta una adecuada imagen de la UO y al mismo tiempo conserva la excelencia de los procesos, posibilita y facilita desde las normas protocolares que establece, la manera de planificar, desarrollar y evaluar un conjunto de actos que forman parte de la vida universitaria, este cuenta con un objetivo principal que es permitir a través de su uso, la formación de una cultura protocolar en la comunidad universitaria de manera general, es un documento normativo de comunicación que es para el uso institucional.
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El MPC es un resultado de equipo que nos permite, con su implementación, mejorar la calidad de nuestros procesos. Tenerlo es un primer resultado. Apropiarnos de sus normas será nuestro mayor premio.